Digitaler Flow – Teil 2

Digitale Resilienz & Flow im Team und in der Organisation

Während der erste Beitrag sich ausschließlich auf das Thema Flow bezogen hat, konzentriert sich Teil zwei darauf, wie wir diesen in unseren Teams und Organisationen erreichen können. Denn unser Arbeitsumfeld hat sich in den letzten zwei Jahren stark verändert, viele von uns haben einen enormen Anstieg von Online-Konferenzen und virtuellen Meetings erlebt.

Dabei wird unsere Konzentrationsfähigkeit in einem hohen Maße beansprucht, da wir:

• auf einen Blick mehrere Gesichter und Mimiken gleichzeitig wahrnehmen müssen (einschließlich uns selbst)

• nur einen kleinen Ausschnitt der handelnden Personen sehen können

• uns selbst nur eingeschränkt bewegen können – wir sind gewissermaßen „festgeschnallt“ am Rechner, obgleich Bewegung den Stressabbauen erleichtern und Müdigkeit vermeiden würde

Hinzu kommt eine häufig schwache Ton- oder Videoqualität, die unsere Wahrnehmung und unser Verständnis/Einschätzung der Situation weiter erschwert.

Die sogenannte „Zoom Müdigkeit“ (engl. „Zoom Fatigue“) wurde durch viele Studien wiederholt bestätigt.

Was können wir gegen eine Zoom Müdigkeit tun?

1. Unsere Meetings effizienter gestalten
Ob digital oder analog, unsere Meetings benötigen eine klare Zielsetzung, die vorab schriftlich/elektronisch kommuniziert wurde und zu Beginn der Besprechung noch einmal spezifisch, klar und prägnant mündlich eingebracht wird.

• eine entsprechend der Zielsetzung ausgestaltete Agenda,

• eine realistische Zeitsetzung – sowohl für kurze Verspätungen als auch für ein nicht-hektisches Ende. Niemand verübelt es Ihnen, wenn Meetings vor Ablauf der Zeit enden. Planen Sie auch informelle Ein- und Auscheckzeiten bewusst ein,

• eine Moderation und Protokoll,

• eine gute Vorbereitung aller Beteiligten,

• hinreichend Information und Vorlaufzeit zur Vorbereitung und eine strikte Zeitkontrolle,

• eine Nachverfolgung offener Punkte – nichts ist demotivierender, als wenn wertvolle Meetingzeit und gute Ergebnisse keine Verwendung finden.

2. Ausreichend Pausen einplanen
Sowohl vor als auch zwischen und während der Meetings. Haben Sie eine Vielzahl von Meetings, die ohne Unterbrechung aneinander gereiht stattfinden? Dann sorgen Sie bitte für eine entsprechende Umplanung auf Zeiten wie beispielsweise 10:15 Uhr die allen ermöglicht, Pausen einzuplanen.

3. Etablierung klarer Meetingregeln

• Wir hören einander zu. Zuhören ist ein aktives Element und lebt von der generativen Aufmerksamkeit aller Beteiligten.

• Wir geben einander das Versprechen, nicht zu unterbrechen.

• Wir halten unsere Redezeit ein.

• Es sind Frage- und Problemstellungen, die uns leiten.

• Je prägnanter die Fragestellungen sind, umso präziser (und umso spezifischer im Zweifel kompakter) werden unsere Beiträge sein.

• Wenn Beiträge von Beteiligten ausufern, ist unsere Frage- oder Problemstellung noch nicht genügend ausgearbeitet. Dies ist die Aufgabe des „Meetings-Owners“ und der Moderation. Präzisieren Sie die Frage- und Problemstellung solange, bis Sie zum Kern vorgedrungen sind.

• Dafür können Sie Meetings „aufsplitten“ und Break-out-Räume nutzen, um Fragestellungen, Ideenfindung etc. in kleineren Teams auszuarbeiten.

4. Vorbereitung von Abstimmungen
Bereiten Sie Abstimmungen gut vor. Trennen Sie zwischen Verständnisfragen und Einwänden, planen Sie dafür eine Zeit für alle Beteiligten ein und nutzen digitale Werkzeuge für die Abstimmung. Wir empfehlen dazu Nancy Kline „Time To Think“, eine Methode, die allen Beteiligten die gleiche Zeit für Wortbeiträge einräumt – und im Tisch/Kreisverfahren alle beteiligt. Auch wenn dies zunächst aufwändiger klingt, spart es in der Regel Zeit.

5. Vermeiden Sie Ablenkungen und Störungen – auch akustische.
Nutzen Sie den Chat gewissenhaft (Zoom und andere Programme haben die Funktion, zwischenzeitlich den Chat auch zu deaktivieren, um den Fokus und die Konzentration zu erhöhen).

6. Planen Sie bewusst intentionslose Zeiten für „Einchecken“, und informellen Austausch ein – und bestimmen Sie auch hierfür Moderation und „Time-Keeper“.
Unsere Erfahrungen: Lassen Sie alle einmal moderieren. Es gibt viele „Ice-Breaker“ für virtuelle Meetings, so kann jede:r sich beteiligen und einbringen.

7. Beenden Sie Termine mit „Anerkennung“.
Dies ist auch ein Element von „Time to Think“ und ist nicht als Oberflächlichkeit gemeint. Eine Anerkennung („Appreciation“) ist:

• kurz

• spezifisch

• prägnant

und betont eine Qualität des anderen. Dies ist nicht mit einem Lob zu verwechseln und klingt einfacher, als es ist. Häufig kommen wir in einen „Redeschwall“, wenn wir anderen Personen wertschätzen möchten. Versuchen Sie es einmal mit einem Wort – einer konkreten Qualität, die Sie bei der anderen Person konkret im Bezug auf das Meeting geschätzt haben. Es kann ein Wort wie „Kreativität“, „Scharfsinnigkeit“, „Präzision“, „Urteilsvermögen“ oder auch zwei Wörter wie „analytische Fähigkeiten“ sein.

8. Planen Sie eine Abschlussrunde ein.
Gibt es noch „brennende Fragen“? Schließen Sie mit einer Wertschätzung ab. 

9. Überdenken Sie (insbesondere bei internen Meetings) den Zeitpunkt.
Liegt der Meeting Zeitpunkt in einer sehr produktiven „Deep-Work“ (Fokus-) Zeit, die alle für tiefgreifendes und wertschöpfendes Arbeiten nutzen könnten?

Interaktion mit E-Mails und Messenger

Wie können wir mit eingehenden E-Mails effizienter umgehen?

Schaffen Sie sich klare Zeitfenster für die Beantwortung ihrer Mails und halten Sie diese ein – denn, ein großer Teil unserer Zeit vergeht tatsächlich mit dem wiederholten Öffnen und Schließen von E-Mails, ohne jegliche Bearbeitung. Stattdessen ist es sinnvoller gleich zu entscheiden, ob die Mail direkt beantwortet werden soll oder in einen Ordner zur späteren Bearbeitung abgelegt werden soll.

• Möchte ich die E-Mail gleich beantworten?

• Kann ich sie löschen oder ablegen?

• Kann ich antworten und den Verteilerkreis verringern?

• Kann ich antworten und Einzelne aus dem Verteilerkreis ggf. nachgelagert informieren und so den Verteilerkreis verringern?